Kế toán cho công ty mới thành lập — 30 ngày đầu tiên

Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) xong là mừng — nhưng 30 ngày tiếp theo là giai đoạn quan trọng nhất về mặt kế toán và thuế. Sai hoặc bỏ qua bước nào trong giai đoạn này có thể dẫn đến phạt hành chính, không được khấu trừ chi phí, thậm chí bị truy thu thuế sau này.

Bài này là checklist thực chiến: 8 đầu việc kế toán cần hoàn thành trong 30 ngày đầu, theo thứ tự ưu tiên, kèm số liệu cụ thể và deadline.

Bức tranh tổng thể — 30 ngày chia thành 4 giai đoạn

Bước 1 — Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp (ngày 1–3)

Đây là việc đầu tiên phải làm vì hầu hết các bước sau đều cần tài khoản ngân hàng: nộp thuế môn bài, thanh toán dịch vụ e-invoice, nhận tiền từ khách hàng.

Hồ sơ cần mang:

• Bản gốc hoặc bản sao công chứng GCNĐKDN
• CMND/CCCD của người đại diện pháp luật
• Con dấu pháp nhân (nếu DN đã có)
• Quyết định bổ nhiệm người đại diện (nếu không phải giám đốc kiêm chủ tịch HĐQT)

Ngân hàng nào? Cho DN mới, ưu tiên ngân hàng có phí thấp, internet banking ổn định, và tích hợp tốt với phần mềm kế toán. Techcombank, MB, VPBank thường có gói DN mới phí thấp. Vietcombank tốt nếu hay giao dịch quốc tế.

Sau khi mở xong, đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) để thông báo số tài khoản — đây là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật DN.

Bước 2 — Đóng thuế môn bài (trước ngày 30)

Deadline: 30 ngày kể từ ngày nhận GCNĐKDN. Nộp trễ bị phạt từ ₫1 triệu đến ₫3 triệu.

Lưu ý quan trọng: Nếu thành lập trong 6 tháng đầu năm (trước 30/6), nộp đủ. Nếu thành lập trong 6 tháng cuối năm (từ 1/7), nộp 50% cho năm đó. Năm tiếp theo nộp đầy đủ trước 30/01.

Nộp qua eTax (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc chuyển khoản đến tài khoản của Chi cục Thuế nơi DN đóng trụ sở.

Bước 3 — Đăng ký hóa đơn điện tử TT 78 (ngày 3–10)

Từ 1/7/2022, tất cả DN mới thành lập bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo TT 78/2021. Không được dùng hóa đơn giấy hay đặt in.

Quy trình đăng ký (thường 3-5 ngày):

1. Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử: VNPT eInvoice, Viettel-S, MISA meInvoice, est-invoice, FPT eInvoice, v.v.
2. Ký hợp đồng dịch vụ và nhận thông tin đăng nhập
3. Đăng nhập eTax → Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử → Điền Thông báo 01/ĐKTĐ-HĐĐT → Gửi cho cơ quan thuế
4. GDT phê duyệt trong 1-3 ngày làm việc → DN được quyền xuất hóa đơn
5. Đặt mẫu số và ký hiệu hóa đơn theo hướng dẫn của nhà cung cấp

Chi phí tham khảo: Gói cơ bản 300 hóa đơn/năm từ ₫500k đến ₫1.2 triệu tùy nhà cung cấp. Chọn gói có API hoặc tích hợp sẵn với phần mềm kế toán để tiết kiệm thời gian nhập tay.

Bước 4 — Chọn chế độ kế toán và thiết lập phần mềm (ngày 5–15)

TT 200 hay TT 133?

Sau khi chọn chế độ kế toán, thiết lập phần mềm với các danh mục cơ bản:

• Danh mục tài khoản kế toán — dựa theo TT 200 hoặc TT 133
• Danh mục khách hàng / nhà cung cấp — ít nhất MST, tên, địa chỉ
• Phương pháp tính giá tồn kho — FIFO hoặc bình quân gia quyền (chọn 1 và nhất quán trong năm)
• Kỳ kế toán — thường là năm dương lịch (1/1 – 31/12). Nếu muốn kỳ khác, phải đăng ký với cơ quan thuế

Bước 5 — Hạch toán vốn điều lệ đã góp

Ngay khi nhận tiền góp vốn từ thành viên/cổ đông, kế toán ghi nhận. Ví dụ: Công ty TNHH ABC vốn điều lệ ₫2 tỷ, 2 thành viên mỗi người góp ₫1 tỷ qua chuyển khoản ngân hàng:

Nếu thành viên góp bằng tài sản (máy móc, thiết bị):

• Nợ TK 211 (TSCĐ hữu hình) hoặc TK 153 (công cụ dụng cụ)
• Có TK 4111 (Vốn góp)

Lưu ý quan trọng: Theo Luật DN 2020, thành viên phải góp đủ vốn trong 90 ngàykể từ ngày cấp GCNĐKDN. Nếu quá thời hạn mà chưa góp đủ, phải làm thủ tục điều chỉnh giảm vốn tại Sở KH&ĐT, tránh vi phạm quy định về vốn.

Bước 6 — Đăng ký và khai thuế GTGT kỳ đầu (ngày 10–30)

DN mới chưa có dữ liệu năm trước → kê khai GTGT theo quý trong 12 tháng đầu. Sau đó đánh giá lại theo doanh thu thực tế.

Kể cả chưa có doanh thu, vẫn phải nộp tờ khai 01/GTGT báo cáo 0 đồng trong hạn. Hạn nộp: 30 ngày sau khi kết thúc quý (Q1: 30/4, Q2: 30/7, Q3: 30/10, Q4: 30/1 năm sau).

Chi phí khởi động có được khấu trừ GTGT không?Có — miễn là có hóa đơn điện tử hợp lệ, thanh toán qua chuyển khoản (nếu >₫20 triệu), phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế. Giữ lại tất cả hóa đơn đầu vào từ ngày đầu tiên.

Bước 7 — Thiết lập sổ kế toán điện tử TT 32/2024 (ngày 15–25)

Thông tư 32/2024 (thay thế TT 156/2013) yêu cầu sổ kế toán điện tử phải có:

• Hash chain — mỗi bản ghi kế toán được gắn hash liên kết với bản ghi trước, không thể sửa sau khi khóa
• RFC 3161 timestamp — dấu thời gian từ tổ chức độc lập, chứng minh dữ liệu tồn tại tại thời điểm đó

Phần mềm kế toán hiện đại (MISA AMIS, est-invoice, FAST Accounting) đều tích hợp sẵn tính năng này. Khi setup, cần cấu hình ít nhất các sổ sau:

• Sổ Nhật ký chung (ghi toàn bộ giao dịch theo thứ tự thời gian)
• Sổ Cái (theo dõi số dư từng tài khoản)
• Sổ Quỹ tiền mặt (TK 111)
• Sổ tiền gửi ngân hàng (TK 112)
• Sổ theo dõi công nợ phải thu (TK 131) và phải trả (TK 331)

Bước 8 — Lập Bảng cân đối số phát sinh kỳ đầu (cuối tháng 1)

Cuối tháng đầu tiên (hoặc cuối quý đầu tiên nếu thành lập gần cuối tháng), in Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra sơ bộ:

• Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát sinh Có
• Số dư TK 111 (tiền mặt) + TK 112 (ngân hàng) khớp với sổ quỹ và sao kê ngân hàng thực tế
• TK 4111 (vốn góp) phản ánh đúng số tiền/tài sản các thành viên đã thực góp

Đây chưa phải BCTC chính thức — chỉ là kiểm tra nội bộ để phát hiện sai sót sớm trước khi chúng tích lũy.

Chi phí thành lập — hạch toán vào đâu?

Một câu hỏi phổ biến: các chi phí phát sinh trước và trong giai đoạn thành lập DN (phí đăng ký kinh doanh, thiết kế logo, mua máy tính, thuê văn phòng tháng đầu, v.v.) hạch toán vào đâu?

Những sai lầm phổ biến trong 30 ngày đầu

1. Quên đóng thuế môn bài đúng hạn — Nhiều DN tập trung việc kinh doanh mà quên deadline 30 ngày → phạt ₫1-3 triệu.
2. Xuất hóa đơn trước khi có đăng ký e-invoice — Hóa đơn không hợp lệ, khách hàng không được khấu trừ thuế, có thể bị xử phạt.
3. Không hạch toán vốn góp ngay khi nhận — Để chậm làm sổ sách sai từ ngày đầu, khó sửa sau này.
4. Bỏ sót hóa đơn đầu vào thời kỳ khởi động — Chi phí trước khi có doanh thu vẫn được khấu trừ nếu có hóa đơn hợp lệ và phục vụ kinh doanh.
5. Chọn phương pháp tính kho rồi đổi giữa năm — FIFO hay bình quân phải nhất quán trong năm tài chính. Đổi giữa chừng cần điều chỉnh lại toàn bộ giá vốn.

Tóm tắt checklist 30 ngày

Câu hỏi thường gặp

Công ty mới thành lập có cần kê khai thuế GTGT ngay không?

Có. Ngay từ quý đầu tiên, dù chưa có doanh thu vẫn phải nộp tờ khai 01/GTGT (báo cáo 0 đồng). Bỏ qua sẽ bị phạt từ ₫2 triệu đến ₫15 triệu.

Nên chọn TT 200 hay TT 133?

TT 133 phù hợp cho DN siêu nhỏ (vốn <₫10 tỷ, ít giao dịch). TT 200 dùng khi DN cần báo cáo đầy đủ, có nhà đầu tư, hoặc kế hoạch mở rộng. Một khi đã chọn, không đổi giữa năm.

Có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử từ ngày đầu không?

Có. Từ 1/7/2022, tất cả DN mới thành lập bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo TT 78/2021. Không được dùng hóa đơn giấy hay đặt in.

Kết luận

30 ngày đầu là nền móng kế toán của cả vòng đời doanh nghiệp. Làm đúng từ đầu — sổ sách sạch, hóa đơn hợp lệ, thuế đúng hạn — tiết kiệm hàng chục giờ sửa sai và tránh rủi ro phạt hành chính sau này. Làm sai hoặc bỏ qua thì mỗi tháng trôi qua, sai sót chồng chất và càng khó xử lý.

Nếu bạn không có kế toán nội bộ từ ngày đầu, có 2 hướng thực tế: (1) thuê dịch vụ kế toán outsource (₫1.5–5M/tháng) để họ xử lý toàn bộ, hoặc (2) dùng phần mềm kế toán có hướng dẫn setup và tự làm theo checklist này.

Doanh nghiệp mới thành lập cần setup kế toán nhanh, đúng, không mất thời gian học? est-invoice cung cấp trial 30 ngày miễn phí — bao gồm hóa đơn điện tử TT 78, sổ kế toán TT 200/TT 133, và hướng dẫn setup cho công ty mới.

Bài liên quan: Sổ kế toán điện tử TT 32/2024 — triển khai 30 ngày · BCTC cuối năm — checklist 30 bước TT 200 · Hóa đơn điện tử TT 78 từ A đến Z